淺談資訊組
真
1. 前言
教會組織乃為達成既定目標，而將必要工作予以分類。並將每類工作分派與具有該恩賜的弟兄或姊妹負責；如此分工合作，將能促進教會發展。隨著教會人數增加，科學發達、及社會進步，舊有組織已不再能適應現況，為達成更高效率，實有重組的必要，宗教教育系的擴大組織便應時而生。因為有青年事工組的設立，資訊組即屬於事工組的一小組。隨著宗教教育系的擴大組織，原來的「教員手冊」目前正全面改寫為「宗教教育系手冊」，相信其中對資訊組的意義、範圍、組織、施行程序，定有詳細的說明。目前依個人之見將資訊組區分為資料管理及通訊組，簡介於下。
2. 資料管理組
（一）資料管理的意義
所謂資料管理，乃運用科學方法，就資料所含之各種性質，聚同分異。使其成為有條理、有程序、有系統的分類排列，而利於檢調與保管，以節省人力與時間，提高管理之效能。
資料管理要充分發揮其效能，必須以合理、適法、經濟為依歸。所謂合理，乃依事務之性質，以同其所同，異其所異之原則分門歸屬，而達層層相因；所謂適法，乃處理任何文件或資料，都有一定的方法與步驟，決不因人而異；所謂經濟，乃以最少的人力和時間，能達成最大的成效。
（二）資料管理的範圍
一般圖書及期刊資料歸圖書小組管理、其餘宗教教育資料可分六大類：（Ａ）會議記錄（Ｂ）報表（Ｃ）本系活動記要（Ｄ）國內來往信件（Ｅ）國外來往信件（Ｆ）刊物寄發名單、資料表、視聽器材、調查函表，前三類資料由書記整理及歸檔，後三類資料由資訊人員整理及歸檔。
依總會「宗教教育簡則」第十四條所載，資料管理範圍約為：各種文件、書信重要部份之存檔；設立資料制度，對有關青年資料、文書、記錄、錄音帶、唱片、相片等，加以蒐集、整理、保存，以便提供各組活動；提供輔導組有關外地青年之輔導資料與對象；提供訪問組應訪問之對象。
（三）資料管理的人員及設備
一般兒童教育組及青年教育組之文件、書信之收發、分文及歸檔，各種報表之填寫、寄發，會議記錄之書寫，由書記負責；至於會議通知之撰寫、傳閱、簽知，可由書記助理負責。青年事工組之文件、書信之收發、分文、及歸檔，會議記錄之書寫，視聽器材之蒐集、整理、保存，會議通知之撰寫、傳閱、簽知，可由二至三位資訊人員負責。
為便於存放資料，資訊小組須有一專用鐵櫃；為便於資料歸檔，應具備檔案夾、打孔機、訂書機、相簿等。目前台北教會為便於聯繫，將設一職務會暨宗教教育系作業信箱，共有二十一個小信箱，其分類：包括職務會的教務、總務、財務負責，北區區負責，傳道，婚姻介紹委員，系負責，兒教組、青教組、青輔組、資訊組、文工組、圖書組、翻譯詩頌總務組、會議通知、其他通知、傳閱信件、總收發、歸檔、會稿、其他等信箱，共同使用之。
（四）檔案管理
所謂檔案乃宗教教育系有價值之資料，經過分類、整理、歸檔等程序，加以保存，以供將來參考者。因個人記憶有限，儲存的檔案資料可輔助個人記憶；且工作人員時常變動，前人工作情形可由檔案資料中瞭解，不致於使工作銜接不上。
時間愈長久資料積存愈多，如不實施科學分類管理方法，將使資料零亂，甚至丟失，而無利用價值。目前台北宗教教育系資料經系負責蕭大哥分類如下，每類用一德國製Leitz大型檔案夾保存，其餘空白報表用台製小型簡便檔案夾保存。
（Ａ）會議記錄
1.
幹部會議
2.
教員會議
２
—
１季末會議
２
—
２年末會議
２
—
３工作籌備會
２
—
４工作檢討會
２
—
５各班教員會議
２
—
５
—
１兒教組
２
—
５
—
２青教組
２
—
６其他臨時會議
3.
青年事工組
３
—
１詩頌小組
３
—
２翻譯小組
３
—
３資訊小組
３
—
４文工小組
３
—
５圖書小組
３
—
６總務小組
4.
青年輔導組
（Ｂ）報表（表格）
1.
組織系統表
2.
季報表
3.
報表申請單
4.
季計劃表
5.
入學、升班、畢業學生名單
6.
入學通知單及回函
7.
出席表
8.
學籍表
9.
工作安排表
10.
其他
（Ｃ）本系活動記要
1.
季年末特別聚會
（
邀請函、節目單
⋯
）
2.
迎新會
（
邀請函、卡、節目單
⋯
）
3.
歡送會
（
邀請函
、
卡
、
節目單
⋯
）
4.
郊遊
（
計劃
⋯
）
5.
其他各類親睦會
（
計劃、節目單
⋯
）
6.
假期團契活動
（
計劃、課程表及教材
⋯
）
7.
訪問
（
計劃
⋯
）
8.
外國同靈來訪記實
9.
講習會
（
計劃
、
教材
⋯
）
（Ｄ）國內來往信件（以發信人原屬教會劃分）
1.
總會
2.
北部區
（
北市、宜、基、北縣
）
3.
中北部區
（
桃、竹
、
苗縣
）
4.
中部區
（
中市、中
、
彰、投縣
）
5.
中南部區
（
嘉市、雲
、
嘉縣
）
6.
南部區
（
南、高、屏縣、市
）
7.
西山區
8.
東部區
（
山地和平地
）
9.
軍中來函
△不詳處請參閱（下附）本教會簡介
（Ｅ）國外來往信件
Ａ～Ｚ
（以國名第一字母劃分；舉凡國外，不管團體或個人來函盡
皆歸入此檔）
（Ｆ）寄發名單、資料表、視聽器材目錄、調查函表：
1.
寄發名單
１
—
１刊物寄發名單
2.
資料表
２
—
１高級班學員
２
—
２青輔團契契友
２
—
３出國留學、就業青年同靈
２
—
４外出青年
（
國內
）
同靈
２
—
５服役同靈
3.
視聽器材目錄
３
—
１錄音機目錄
３
—
２相片目錄
３
—
３影片目錄
３
—
４幻燈片目錄
３
—
５唱片目錄
３
—
６教學圖片目錄
4.
調查函表
４
—
１來北就讀、就職調查函表
（Ｇ）其他
△空白報表及表格
1.
聘書
2.
組織系統表
3.
季計劃表
4.
季報表
5.
申請單
6.
入學、升班、畢業生名單
7.
入學通知單及回函
8.
出席表
9.
學籍表
10.
學生在外聚會證明書
11.
聚會記錄簿
12.
外國同靈來訪記實表
13.
外出、服役同靈資料表
14.
出國留學、就業同靈資料表
15.
（
１
）
高級班學員資料表
（
２
）
青輔團契學員資料表
16.
刊物寄發名單
17.
幻燈片目錄表
、
影片目錄表
、
錄音帶目錄表、相片目錄表、唱片目錄表
18.
教學圖片目錄表
3. 通訊組
通訊組主要工作為：與本會外出（國內、外）求學、就業、服役青年通訊聯絡，並郵寄屬靈刊物；對於未參加青年聚會者寄發週報，使其能瞭解目前教會狀況，進而參加聚會；與各地教會聯絡，知悉目前來本地區求學及就業之外地青年地址，以便於聯繫，並互贈週報，以瞭解該地教會現況；定期向總會「宗教教育股」宗教教育出版社及青年團契社報導本系的動態。現工作性質分別由一至二人負責。
通訊的內容可報導教會近況，聽道筆記、心得、感觸，生活或聖經疑難之解答。通信的方式可採統一版、聯合版、及單獨通信方式，其中以安排固定人選，與之建立感情，長期通信為最佳，一個月通信一次，不論回函與否都不可間斷。郵票、信封、信紙等經費，可託總務組向財務負責人申請。
4. 結論
教會擴大組織的主要目的，乃為能更有效運用青年力量，使教會事工能更健全、更積極、更有效率。一種新組織出現之初，總有點陌生，希望詳細的「宗教教育系手冊」能早日出版，以做為實際工作的參考。
隨著組織的擴大，推行事工上所需的知識、能力勢必增加，故不可少的乃單純仰望神的心，藉著不住的禱告，求神加倍賜與力量。
※神聖的事業總不輕鬆，但也唯有這種不輕鬆，能把深度給予我們。讓我們不再祈禱自己的雙肩輕鬆，只祈禱我們挑著的，是滿筐滿簍的美麗。
※生命的紅酒，永遠酢自破碎的葡萄。
