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 (聖靈月刊第342期2006年3月)
主題特寫:回顧與展望

黃約瑟

一、行政理念趨勢發展的因應

宣牧與行政

「行政」廣義而言,是指「二個或二個以上的人」,為了達成某種「共同目標」,所採取的「種種分工合作措施」。在台灣真耶穌教有五萬多名的信徒,這麼多的人,為了達成「使萬民成為主的門徒」(太二十八19),及「叫你們得以進入主耶穌基督的國度」(彼前一3-11)的共同目標,所採取的種種分工合作措施,都可說是「行政」的工作。以下都是行政業務,也是人事行政、宣牧行政、教育行政……等的課題。

1.教會、教區、總會的設立措施。
2.總會設宣道處、教牧處……;教區辦事處設宣道組、教牧組……;教會設宣道股、教牧股……等的分部門措施。
3.按立長老、執事、傳道者;選立總會、教區及教會負責人或設立教員、事工人員……等的分置職務措施。
4.總會各單位(如宣道處、教牧處、神學院……)如何制定政策(宣道、教牧、教育政策)、方針(指導方針、工作方針……)?如何訂定目標?如何訂定長、中、短程或年度工作計畫?如何分配預算?如何作決算……等措施。

總會既是一個大的行政機構,各單位都是處理行政事務,各單位的負責人員也都是行政人員。所以,在總會、教區及教會中,「行政」與「宣牧」並不是兩個對等的概念,也不是互斥的概念。因此,總會的行政規劃,並非單為行政處所設計,相反的,行政處的主要工作任務,還是為了服務宣道、教牧、訓練……等相關單位,協助建立分工合作良好機制,以及人力、物力、場所、時間……等資源的規劃和分配工作,以及竭力滿足各個單位對於總會的期望和需求。總會的「行政規劃」理念即著眼於此。

二、行政處組織沿革及業務介紹

行政處組織運作,是從86年8月間信徒代表大會及總會負責人會的決議開始試行,但組織的確立,則延至87年8月信徒代表大會通過相關章則修改及公佈後開始。

目前的行政處,是由86年以前的秘書室,併入原來的總務處庶務類等工作整合成的,負責策劃、督導辦理人事、事務及資訊工作。處負責由總負責提名,經總會負責人會同意後任命之。分設人事、事務與資訊三科,各置科負責一人,由處負責提名,經總會負責人會過半數同意後任命之,任期三年,連聘得連任。

各科辦理的業務項目及內容如下:

◎人事科:

1.職責:
(1)辦理人事業務及聖工人員福利事項。
(2)辦理本會規章細則事宜。
(3)辦理企劃及研究發展事宜之行政業務。
(4)辦理其他有關總幹事交辦事宜。
2.工作項目:
(1)辦理人事管理業務
(2)辦理本會規章細則事務。
(3)辦理聖工研究發展及企劃業務。

◎事務科:

1.職責:
(1)掌理庶務工作事宜。
(2)督導各教區總務事宜。
(3)辦理公共關係業務及國外事務。
(4)掌理不屬其他各處事宜。
2.工作項目:
(1)庶務管理
(2)辦理公關及國外事務。

◎資訊科:

1.職責:
(1)策劃督導各單位有關資訊事宜。
(2)辦理文書、檔案、印信及彙集歷史文獻。
(3)辦理會籍管理事宜。
2.工作項目:
(1)辦理資訊管理事宜。
(2)辦理文書、檔案、印信及彙集歷史文獻。
(3)辦理信徒會籍管理業務。

三、行政處的目標及工作方針

工作目標

支援總會之宣牧單位(宣道處、教牧處、文宣處及神學院……),實現聖職人員會議及負責人會議交辦的任務,充分善用人力、物力場所……等資源。以達到成全信徒(包括在總會的專職人員),成聖稱義,得到事奉(包括專職人員及在各地參與行政類事奉工作同靈)的果效。

工作方針

1.精簡專職人力,貫徹專職人力發揮績效,朝向小而能總會組織改進。
2.落實專職人力成本評估及管理,強化人事服務功能。
3.策訂專職人力資源發展策略,塑造學習型的組織制度。
4.運用數位科技,建構高效能的資訊體系。
5.策進人性化的差勤管理及福利措施,激勵工作士氣。
6.整合年度、短期、中長期會務計畫施行狀況,以供各種聖職會議及負責人會議,檢討各項設定目標是否合神旨意,蒙神帶領賜福。

四、行政處努力的方向

1.建立服務導向的事奉

(1)馬上辦理:落實代理人制度。
(2)全時服務:健全服務台功能。
(3)溝通協調:及時溝通、檢討、改進。
(4)追縱完成:掌握時效完成應辦事項。

2.建立紀律導向的事奉

(1)角色清楚:周延職務職責表。
(2)盡職守份:完善內控與內稽制度。
(3)賞罰明確:提昇分工合作效能。
(4)謙卑順服:依規範完成交辦任務。

3.建立效能導向的事奉

(1)信徒期望:提高對總會的滿意度。
(2)教會需求:健全各層級牧養關懷制度。
(3)工作明確:善用ISO觀念、建立工作說明書。
(4)執行確實:合理的聖工指標、選訓用制度。

4.推動階段組織改造

(1)精實組織:總會組織持續改造。
(2)合理調整薪資結構:薪資結構合理,讓專職人員安心服事。
(3)透明差派制度:各層宣牧會議明定辦法。

5.整合資料庫

(1)規範檔案管理:檔案管理辦法。
(2)隨時公佈訊息:結合通訊、網路、公文的公告。
(3)統整資料庫:知識管理理念的宣導與運用。
(4)及時備份:列入資訊日常作業。

6.溫馨的教會家庭

(1)整潔環境:劃分責任區。
(2)周到服務:任務編組。
(3)體貼款待:任務編組。
(4)精緻伙食:彈性運作。

7.健全營繕管理

(1)建立制度:落實營繕管理辦法運作。
(2)組成小組:營繕小組。

8.落實統一採購

(1)詢比議價:落實詢比議價制度。
(2)採購流程:落實採購規範及運作。
(3)組成小組:採購小組。

五、行政處的遠景

1.確實落實以宣牧為主,導引教會整體聖工及資源運用的優先順序,並達成總會與教區及教會分工又合作的緊密配合。
2.建立各層行政事務分層化及充分授權,塑造優質學習環境,創造學習型教會文化,有更多非專職人力投入各項事奉工作。
3.引進教區及教會活力,提高各單位人力資源運用效能。
4.建構自我績效評估、專業績效管理的觀念,讓具有美好靈性、專業及學習能力的同靈樂意投入專職事奉的行列。
5.善用數位資訊技術,成為行政作業的幫手。
6.健全專職人員自主管理及福利措施,激勵工作士氣。


作者: 黃約瑟
出版社: 棕樹文教基金會聖靈月刊雜誌社
出版日期: 03/01/2006
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